Production de congrès et conférences au Québec
Planification, coordination, production technique et services audiovisuels pour des congrès, conférences, colloques et événements professionnels partout au Québec.
Depuis 2000, Master D accompagne les entreprises, associations, OBNL et organisations dans la réalisation de congrès et conférences de petite à grande envergure. Notre équipe peut prendre en charge une partie précise de votre événement, comme la régie audiovisuelle ou la webdiffusion, ou coordonner plusieurs aspects de la production afin de vous offrir une solution intégrée.
De la préparation des conférenciers à la sonorisation, de l'affichage vidéo à la captation multicaméra, notre objectif est simple : vous permettre de vous concentrer sur vos participants et votre contenu pendant que nous veillons au bon déroulement technique et logistique de votre événement.
Un partenaire pour la production de votre congrès
Organiser un congrès demande de coordonner de nombreux éléments simultanément : salles, horaires, fournisseurs, conférenciers, présentations, audiovisuel, signalétique, repas, pauses, événements de réseautage et parfois plusieurs salles en parallèle.
Master D peut intervenir dès les premières étapes de votre projet afin de structurer les besoins, établir les priorités et coordonner les ressources nécessaires.
Nous pouvons notamment vous accompagner pour :
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la planification et la coordination;
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la recherche et le repérage de salles;
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la préparation des horaires et échéanciers;
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la coordination des fournisseurs;
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la direction technique;
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la régie audiovisuelle;
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la sonorisation des conférences;
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les microphones et systèmes sans fil;
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les écrans et la projection vidéo;
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la captation vidéo multicaméra;
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la webdiffusion de congrès hybrides;
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l'éclairage scénique et architectural;
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la scénographie et la décoration;
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la photographie événementielle;
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les artistes, musiciens, animateurs et DJs;
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le soutien technique aux conférenciers.
L'approche peut être clé en main ou à la carte, selon les responsabilités que votre comité organisateur souhaite conserver.
Quels services sont nécessaires pour un congrès?
Chaque congrès possède sa propre configuration. Un événement de 80 personnes dans une seule salle ne demande évidemment pas la même production qu'un congrès de 500 participants réparti dans quatre salles. Nous adaptons donc la production technique à votre nombre de participants, votre programme, votre lieu, votre budget et vos objectifs.
Planification, coordination et direction technique
Une production réussie commence bien avant l'arrivée des participants. Nous pouvons vous accompagner dans la préparation du projet, la coordination des fournisseurs, l'échéancier de montage, la préparation technique des salles et la coordination du déroulement le jour de l'événement.
Lorsque plusieurs fournisseurs interviennent, notre équipe peut également assurer la coordination entre les différents intervenants afin que les aspects techniques, artistiques et logistiques s'intègrent correctement.
Sonorisation et audiovisuel de conférences
Une conférence réussie commence par un message clairement entendu et vu. Nous concevons la sonorisation de conférences, colloques, panels et assemblées en fonction de la salle et du programme.
Selon les besoins, la production peut comprendre :
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microphones sans fil;
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microphones de table;
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microphones-casques;
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microphones lavaliers;
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micros de salle;
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consoles de mixage;
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haut-parleurs professionnels;
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écrans de présentation;
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projecteurs;
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moniteurs de retour pour les conférenciers;
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régie audiovisuelle;
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lecture et gestion des présentations.
Nous pouvons également prévoir un soutien technique sur place pour accompagner les présentateurs et gérer les transitions entre les différentes interventions.
Congrès hybrides, captation vidéo et webdiffusion
Un congrès ne s'arrête plus aux participants présents dans la salle. Lorsque votre événement doit rejoindre des participants à distance, nous pouvons intégrer la captation vidéo et la webdiffusion directement à la production audiovisuelle.
Notre équipe peut notamment prendre en charge :
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captation vidéo multicaméra;
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réalisation vidéo en direct;
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diffusion des présentations;
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intégration des conférenciers à distance;
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affichage des présentations;
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mixage audio pour les participants en ligne;
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diffusion en direct;
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enregistrement de l'événement;
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soutien technique pendant la diffusion.
La production doit être pensée dès le départ pour que l'expérience soit cohérente en salle comme en ligne.
Une production adaptée aux événements multi-salles
Lorsqu'un congrès comprend plusieurs salles, la coordination devient particulièrement importante. Nous pouvons organiser les besoins audiovisuels de chaque salle, prévoir les microphones et écrans nécessaires, coordonner les horaires de montage et de démontage et assurer une présence technique adaptée au programme.
Pour les événements plus complexes, la régie centrale et les différentes équipes techniques peuvent être coordonnées afin de maintenir une production fluide tout au long de la journée.
Affichage vidéo, écrans et présentations
Les présentations PowerPoint, vidéos corporatives, logos, commanditaires et contenus des conférenciers doivent être visibles clairement par tous les participants.
Nous pouvons intégrer :
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écrans géants;
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projection vidéo;
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écrans de retour;
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moniteurs de scène;
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diffusion de présentations;
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vidéos corporatives;
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affichage de logos et commanditaires;
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contenu vidéo pendant les pauses;
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solutions d'affichage pour les différentes salles.
La configuration est déterminée selon la distance de vision, la taille de la salle, la disposition des participants et le contenu présenté.
Éclairage et scénographie pour congrès
L'aspect visuel d'un congrès contribue directement à l'image professionnelle de l'organisation.
Nous pouvons concevoir un environnement scénique comprenant :
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éclairage de scène;
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éclairage architectural;
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éclairage de salle;
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éclairage des conférenciers;
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couleurs corporatives;
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rideaux et toiles de fond;
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éléments scénographiques;
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podiums et lutrins;
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décors personnalisés;
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habillage des espaces de réseautage.
L'objectif n'est pas simplement d'ajouter de la lumière, mais de créer une scénographie cohérente avec votre organisation et le contenu de votre événement.
Photographie, vidéo et contenu événementiel
Un congrès représente également une occasion de créer du contenu pour vos communications, vos réseaux sociaux, votre site Web et vos prochaines éditions.
Nous pouvons coordonner :
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photographie événementielle;
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photographie des conférenciers;
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photos de groupes;
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photos de réseautage;
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captation vidéo;
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entrevues;
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photobooth;
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contenu destiné aux communications de l'organisation.
Le fait d'intégrer ces services à la production permet de simplifier la coordination entre photographie, vidéo, éclairage et audiovisuel. Votre offre actuelle prévoit déjà cette complémentarité.
Une production technique adaptée à votre type de congrès
Master D peut intervenir dans différents contextes professionnels :
Congrès annuels
Production audiovisuelle, sonorisation, présentations, régie et coordination des différentes activités du congrès.
Conférences et colloques
Sonorisation des conférenciers, microphones, projection, écrans, éclairage et assistance technique.
Assemblées générales
Gestion des présentations, microphones, panels, votes, interventions et communications aux participants.
Séminaires et formations
Production audiovisuelle adaptée aux présentations, ateliers et différentes configurations de salles.
Congrès hybrides
Captation vidéo, réalisation, diffusion en direct et intégration des participants à distance.
Événements avec plusieurs salles
Coordination technique et audiovisuelle de plusieurs espaces fonctionnant simultanément.
Comment se déroule la production d'un congrès?
1. Analyse de vos besoins
Nous discutons de votre programme, du nombre de participants, du lieu, des salles utilisées, des conférenciers et des services requis.
2. Conception de la production
Nous déterminons les besoins techniques, audiovisuels, logistiques et scénographiques nécessaires.
3. Préparation et coordination
Notre équipe coordonne les fournisseurs, les horaires, les équipements, les contenus et les différentes étapes de montage.
4. Installation et tests
Les équipements sont installés et testés avant l'arrivée des participants et, lorsque nécessaire, une répétition technique est effectuée avec les intervenants.
5. Régie le jour de l'événement
Nos techniciens assurent le fonctionnement des équipements et accompagnent les conférenciers pendant le déroulement du programme.
6. Démontage
Après l'événement, nous assurons le démontage et la récupération des équipements selon l'horaire établi.
Nous recommandons généralement d'entreprendre la préparation d'un congrès plusieurs mois à l'avance, particulièrement lorsque plusieurs salles, conférenciers, fournisseurs ou services techniques sont impliqués.
Pourquoi choisir Master D pour votre congrès?
Plus de 25 ans d'expérience
Master D est en activité depuis 2000 et a réalisé plus de 1 000 événements.
Un seul partenaire pour plusieurs services
Planification, coordination, audiovisuel, sonorisation, éclairage, webdiffusion, photographie, décoration et gestion d'artistes peuvent être regroupés auprès d'un même fournisseur.
Une véritable expertise technique
Nous ne faisons pas que fournir de l'équipement. Nous planifions son utilisation, assurons son installation et pouvons assurer la régie pendant votre événement.
Une équipe multidisciplinaire
Planificateurs, coordonnateurs, techniciens, décorateurs et gestionnaires d'artistes peuvent travailler ensemble sur le même projet.
Une approche adaptée à votre budget
Vous pouvez retenir uniquement les services dont vous avez besoin ou nous confier une production plus complète.
Nos réalisations en congrès et conférences
Client: Association professionnelle des pharmaciens salariés du Québec
Lieu: Hôtel Delta Trois-Rivières
Participants: 200
Type: Congrès annuel
Récurrence : Depuis 2024
Secteur d'activité : Santé
Durée: 2 jours
Nombre de salles : 4
Notre mandat : Master D a assuré la gestion technique complète (audiovisuel, son, éclairage LED) de l'événement réparti dans quatre salles, soutenant les conférenciers et le groupe du gala. L'équipe a également géré les transitions logistiques rapides, incluant la décoration et le démontage nocturne.
Client: Syndicat des infirmières, inhalothérapeutes et infirmières auxiliaires de Laval
Lieu: Grand Hôtel TIMES Laval - Centropolis
Participants: 80
Type: Congrès annuel
Secteur d'activité : Santé
Durée: 2 jours
Nombre de salles : 2
Notre mandat : Master D a géré la production technique et audiovisuelle du congrès syndical des professionnels de la santé au Grand Times Hotel Laval Centropolis. L'équipe a coordonné l'équipement, les écrans et la sonorisation pour garantir le parfait déroulement des présentations.
Client: Groupe Récré'Eau
Lieu: Auberge Godefroy, Bécancour
Participants: 100
Type: Congrès annuel
Récurrence : Depuis 2022
Secteur d'activité : Vente au détail
Durée: 2 jours
Nombre de salles : 2
Notre mandat : À l'Auberge Godefroy de Bécancour, Master D a produit le congrès : audiovisuel sur deux jours, projections et assistance aux conférenciers. L'équipe a également conçu la décoration du gala, recruté un animateur humoriste et assuré la captation photo et vidéo de l'événement.
Client: Association professionnelle des pharmaciens salariés du Québec
Lieu: Hôtel Mortagne, Boucherville
Participants: 200 en salle et 90 en virtuel
Type: Congrès annuel, hybride présentiel et virtuel
Secteur d'activité : Santé
Durée: 2 jours
Nombre de salles : 4
Notre mandat : Master D a assuré la gestion technique (audiovisuel, webdiffusion, son, éclairage LED) de l'événement dans quatre salles, soutenant les conférenciers et le DJ. L'équipe a également fourni un vidéo booth 360 et géré les transitions logistiques (décoration du gala, démontage nocturne).
Client: CIUSSS du Nord de l’Île de Montréal et le comité du Congrès annuel de Gynécologie-Périnatalité
Lieu: Manoir Saint-Sauveur
Participants: 200 en salle et 50 en virtuel
Type: Congrès annuel, hybride présentiel et virtuel
Récurrence : Depuis 2023
Secteur d'activité : Santé
Durée: 3 jours
Nombre de salles : 5
Notre mandat : Master D a assuré la gestion technique complète (audiovisuel, webdiffusion, son, éclairage LED) de l'événement dans cinq salles, soutenant les conférenciers et le DJ. L'équipe a également garanti le soutien continu et les transitions logistiques, dont le démontage nocturne préparant la deuxième journée.
Client: McGill Chapter of the Canadian Global Surgery Trainee’s Alliance (CGSTA)
Lieu: Thomas House, Campus McGill, Montréal
Participants: 75 en salle et 50 en virtuel
Type: Conférence annuelle, hybride présentiel et virtuel
Secteur d'activité : Santé
Durée: 1 jour
Nombre de salle : 1
Notre mandat : Master D a assuré la gestion technique complète de l'événement (audiovisuel, captation, webdiffusion, sonorisation), soutenant les conférenciers sur place et à l'international. Outre ce support continu, l'équipe a conçu la page web d'inscription pour les participants en présentiel et en virtuel.
Client: Société Québécoise de la douleur (SQD)
Lieu: Zoo de Granby
Participants: 150 en salle et 50 en virtuel
Type: Congrès annuel, hybride présentiel et virtuel
Récurrence : Depuis 2022
Secteur d'activité : Santé
Durée: 1 jour
Nombre de salles : 2
Notre mandat : Master D a assuré la gestion technique complète de cet événement hybride dans deux salles simultanées (Mumba, Nairobi). L'équipe a géré l'audiovisuel, la captation, la webdiffusion, les micros et les projections. Elle a également garanti l'installation matinale, le soutien continu aux conférenciers et des transitions logistiques fluides.
Client: CIUSSS du Nord de l’Île de Montréal et le comité du Congrès annuel de Gynécologie-Périnatalité
Lieu: Domaine Château Bromont
Participants: 200 en salle et 75 en virtuel
Type: Congrès annuel, hybride présentiel et virtuel
Secteur d'activité : Santé
Durée: 3 jours
Nombre de salles : 3
Notre mandat : Master D a assuré la gestion technique complète (audiovisuel, captation, webdiffusion) dans trois salles simultanées. L'équipe a géré le son et l'éclairage LED pour les conférenciers et le DJ du gala, tout en garantissant un soutien continu et le démontage nocturne préparant la deuxième journée.
Client: Société Québécoise de la douleur (SQD)
Lieu: Centre de congrès Palace, Laval
Participants: 150 en salle et 50 en virtuel
Type: Congrès annuel
Secteur d'activité : Santé
Durée: 1 jour
Nombre de salles : 3
Notre mandat : Master D a assuré la gestion technique complète de cet événement hybride dans trois salles simultanées. L'équipe a géré l'audiovisuel, la captation, la webdiffusion, les micros et les projections. Elle a également garanti l'installation matinale, le soutien continu aux conférenciers et des transitions logistiques fluides.
FAQ – Questions fréquentes sur la production de congrès
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